Кому нужен РРО в 2025 году: объяснение для малого бизнеса

Кому нужен РРО в 2025 году: объяснение для малого бизнеса
Налоговая служба постоянно совершенствует свою работу и требования к отчетности предпринимателей. В частности, с начала полномасштабного вторжения в Украину предполагалось введение обязательной установки кассовых аппаратов для всех ФЛП, независимо от группы, на которой они находятся. Однако постепенно концепция видоизменилась, законопроект о РРО был скорректирован, и некоторые категории ФЛП до сих пор имеют право работать без кассового аппарата. Предлагаем подробнее разобраться, что это РРО, есть ли смысл устанавливать электронный кассовый аппарат вместо стационарного, и кому можно работать без него.

Что такое РРО / ПРРО / кассовые аппараты простыми словами

Регистратор расчетных операций (РРО) или кассовый аппарат — это электронное устройство, фиксирующее информацию о продаже товаров или услуг и их оплату. Собранные данные передаются в фискальные органы с целью мониторинга, контроля и дальнейшего налогообложения предпринимателей. Его основное назначение — это учет кассовых операций и фискализация чеков, то есть передача информации о них в налоговую службу.
Принцип того, как работает кассовый аппарат, зависит от его разновидности. РРО для ФЛП представлено в двух вариантах:

1. Аппаратный РРО — устройство с функцией регистрации информации о продаже и оплате за товары и услуги.
2. Программный РРО для ФЛП — приложение, которое загружается на смартфон, планшет или компьютер, фиксирует информацию, создает чеки и рассылает их клиентам на электронную почту. Это кассовый аппарат в телефоне, не требующий обслуживания, опломбирования, в отличие от классического аппаратного устройства.

Чтобы подключить и зарегистрировать РРО, физическим лицам-предпринимателям сначала нужно открыть счет для ФЛП, с помощью которого будет осуществляться денежный оборот от хозяйственной деятельности и будет привязан регистратор расчетов.

Кто обязан использовать РРО в 2025 году

Требования по применению кассового аппарата устанавливаются для каждой категории предпринимателей отдельно. В целом кассовый аппарат для ФЛП — обычное явление, однако для некоторых групп налогообложения он не является обязательным. Далее детализируем правила кассового учета для каждой группы ФЛП.

РРО для ФЛП 1 группы

Нужен ли кассовый аппарат ФЛП 1 группы? Нет, пунктом 296.10 Налогового кодекса Украины определено, что предприниматели, работающие на условиях 1 группы налогообложения и являются плательщиками единого налога могут не использовать РРО для учета своих доходов от хозяйственной деятельности.

РРО для ФЛП 2 группы

Нужен ли кассовый аппарат ФЛП 2 группы? Да, согласно требованиям налогового кодекса Украины и закона об использовании РРО, предприниматели, работающие на 2 группе и принимающие оплату за свои товары или услуги наличными и карточным переводом обязаны использовать регистратор. Это правило к исполнению, независимо от сферы деятельности или объема дохода.
Однако, кассовый аппарат для ФЛП 2 группы не является обязательным, если предприниматель принимает оплату за дистанционные услуги (онлайн-уроки, консультации и т.д.) дистанционно путем банковского перевода, через Укр почту или напрямую на IBAN счет продавца. Если же ФЛП 2 группа без РРО принимает наличные оплаты, это считается нарушением налоговой дисциплины и сопровождается наложением штрафов.

РРО для ФЛП 3 группы

Нужен ли кассовый аппарат ФЛП 3 группы? Зависит от особенностей расчетов и необходимости выдачи фискальных чеков. Это происходит в следующих случаях:

• при предоставлении услуг или выдачи товаров при личном контакте с клиентом (при офлайн торговле, предоставлении косметических, ремонтных услуг и т.д.);
• при интернет-торговле;
• при приеме наличной оплаты через POS-терминал.

Если предприниматель, относящийся к 3 группе налогообложения, предоставляет услуги дистанционно и получает оплату онлайн, он не обязан использовать РРО или ПРРО.

Кому не нужен РРО в 2025 году

Существует категория предпринимателей, которым кассовый аппарат РРО, согласно действующему законодательству, не нужен. Как упоминалось выше, не обязательным является кассовый аппарат для ФЛП 1 группы, причем независимо от формы расчетов — наличной или безналичной. Также его можно не применять следующим субъектам хозяйствования:

• предпринимателям, осуществляющим продажу воды, молока, масла, кваса, живой рыбы из бочек, бидонов или автоцистерн;
• предпринимателям, продающим безалкогольные напитки и горячие блюда в столовых учебных заведений;
• предпринимателям, реализующим перевозочные документы, проездные билеты и билеты государственных лотерей;
• предпринимателям, которые не проводят расчетные операции за получение товаров или услуг в местах их хранения (на складах, оптовых базах);
• предпринимателям, продающим прессу, открытки, конверты, почтовые марки в киосках или на лотках, если доля такой продукции в общем товарообороте превышает 50 %.

ФЛП 2, 3 и 4 группы на единой системе налогообложения, торгующие в розницу на территории сел, при условии, что сумма годового дохода в сельской местности с одной торговой точки не превышает 167 минимальных заработных плат, также могут работать без РРО, однако обязаны вести расчетные книжки. Исключениями для этого послабления является торговля с продавцами подакцизных товаров, дистанционная и интернет-продажи, или же распоряжение об общей установке РРО, принятое на местном уровне.
Понимая, какая категория предпринимателей обязана пользоваться регистратором расчетных операций, а кому не нужен РРО, проще организовать корректный учет движения денежных средств, что соответствует требованиям действующего законодательства и упрощает налоговую отчетность. В то же время корректно настроенный кассовый учет облегчает внутренний финансовый контроль, помогает поддерживать порядок в расчетах и вовремя избегать убыточных ситуаций.

Что будет за отсутствие РРО в 2025 году

Открывая свое дело, важно определить, кому нужно РРО, поскольку в случае нарушения закона о кассовых аппаратах для малого бизнеса предпринимателей ожидают штрафы:

• в размере 100% от стоимости проданных товаров или оплаченных услуг при первом нарушении;
• в размере 150% при последующих нарушениях;
• в случае использования незарегистрированного РРО — в размере 850 грн;
• в случае несанкционированного внесения изменений в работу РРО — в размере 5100 грн.

Размер штрафов актуален для первого квартала 2025 года, однако может быть изменен в случае пересмотра нормативов кассового учета для предпринимателей.

Как выбрать РРО?

Предприниматели имеют право по своему усмотрению выбирать тип и модель РРО в соответствии с собственными потребностями из перечня устройств (программного обеспечения) в Государственном реестре РРО Украины, который можно найти на сайте Государственной фискальной службы. При выборе следует учитывать, как вид деятельности, так и масштаб бизнеса. Общая рекомендация утверждает, что для малой розницы достаточно иметь терминал и кассовый аппарат классического образца, тогда как крупному, в частности сетевому бизнесу не обойтись от универсального и многофункционального программного РРО.
Каждый предприниматель может выбирать между тремя формами кассовых регистраторов, а именно автономными, фискальными и программными. Подробнее об их преимуществах и ограничениях — в таблице.

Чтобы выбрать РРО для ФЛП 2 группы или 3 группы налогообложения, стоит обратить внимание на следующие особенности:

1. В торговле, сфере услуг, туризма и медицине — для небольшой точки обслуживания или магазина с умеренным оборотом и ручным ведением учета достаточно автономного кассового аппарата или ПРРО, привязанного к своему смартфону. Для крупных сетей с автоматизированным учетом, в котором уже задействованы POS-система и компьютер для быстрого обслуживания большого количества клиентов лучше подойдет фискальный регистратор.
2. В гостинично-ресторанном бизнесе — для небольшой кофейни с ручным учетом подойдет ПРРО с планшетом. Если в ресторане установлено кассовое программное обеспечение и POS-система, к ним также можно подключить программный РРО. Для заведений, работающих с помощью фискального регистратора, можно усовершенствовать систему, подключив облачное ПРРО.
3. В мобильной торговле и доставке возможны два варианта фискального учета. При доставке предоплаченных заказов чек печатается на складе продавца, где можно использовать любой вариант кассового аппарата, соответствующий объемам торговли. Для оплаты заказа при получении курьеру нужно иметь при себе мобильный фискальный регистратор, привязанный к программному обеспечению на смартфоне. Такое устройство зафиксирует факт продажи и прием оплаты, а также напечатает чек.
4. В электронной коммерции, интернет-магазинах можно использовать РРО по аналогии со сферой торговли. То есть для малого бизнеса, который выдает фискальный чек в точке продажи достаточно автономного устройства или программного обеспечения на смартфоне, а для крупного — фискального регистратора, который дополнит имеющуюся POS-систему с автоматизированным учетом. Такой подход будет удобным и для печати чеков при предварительной оплате через интернет. Мобильные фискальные регистраторы есть смысл применять только при наличии фирменной доставки, во время которой клиент оплачивает заказ. Курьер обязан напечатать чек по факту оплаты, а для этого понадобится портативное устройство.

Пользователи в целом отмечают преимущества программного РРО над аппаратным, учитывая эффективность его работы, универсальность для различных направлений деятельности и размеров торгового оборота. Также стоит учесть простоту внедрения, экономичность.

Как зарегистрировать РРО в 2025 году

Чтобы зарегистрировать кассовый аппарат РРО для ФЛП, нужно подать в налоговую службу заявление по форме №1-ПРРО в личном кабинете. В заявлении важно указать номер своего ПРРО. Решение о регистрации принимается в течение дня. После его получения нужно дополнительно подать заявление о регистрации лиц, ответственных за кассу. Вся процедура выполняется онлайн, личное присутствие в отделение налоговой службы не требуется.