Кому потрібен РРО у 2025 році: пояснення для малого бізнесу

Зміст:
Що таке РРО / ПРРО / касові апарати простими словами
Хто зобов’язаний використовувати РРО у 2025 році
Кому не потрібен РРО у 2025 році
Що буде за відсутність РРО у 2025 році
Як обрати РРО?
Як зареєструвати РРО у 2025 році

Податкова служба постійно вдосконалює свою роботу та вимоги до звітності підприємців. Зокрема з початку повномасштабного вторгнення в України передбачалося введення обов’язкового встановлення касових апаратів для всіх ФОП, незалежно від групи, на якій вони перебувають. Проте поступово концепція видозмінилася, законопроєкт про РРО було скориговано, і деякі категорії ФОП досі мають право працювати без касового апарату. Пропонуємо детальніше розібратися, що це РРО, чи є сенс встановлювати електронний касовий апарат замість стаціонарного, та кому можна працювати без нього.

Що таке РРО / ПРРО / касові апарати простими словами

Реєстратор розрахункових операцій (РРО) або касовий апарат — це електронний пристрій, що фіксує інформацію про продаж товарів чи послуг та їх оплату. Зібрані дані передаються до фіскальних органів з метою моніторингу, контролю та подальшого оподаткування підприємців. Його основне призначення — це облік касових операцій та фіскалізація чеків, тобто передача інформації про них до податкової служби.
Принцип того, як працює касовий апарат, залежить від його різновиду. РРО для ФОПів представлене у двох варіантах:

1. Апаратний РРО — пристрій із функцією реєстрації інформації про продаж та оплату за товари і послуги.
2. Програмний РРО для ФОП — застосунок, що завантажується на смартфон, планшет або комп’ютер, фіксує інформацію, створює чеки та розсилає їх клієнтам на електронну пошту. Це касовий апарат у телефоні, що не потребує обслуговування, опломбування, на відміну від класичного апаратного пристрою.

Щоб підключити та зареєструвати РРО, фізичним особам-підприємцям спершу потрібно відкрити рахунок для ФОП, за допомогою якого здійснюватиметься грошових обіг від господарської діяльності та буде прив’язано реєстратор розрахунків.

Хто зобов’язаний використовувати РРО у 2025 році

Вимоги щодо застосування касового апарату встановлюються для кожної категорії підприємців окремо. В цілому касовий апарат для ФОП — звичне явище сьогодення, проте для деяких груп оподаткування він не є обов’язковим. Далі деталізуємо правила касового обліку для кожної групи ФОП.

РРО для ФОП 1 групи

Чи потрібен касовий апарат ФОП 1 групи? Ні, пунктом 296.10 Податкового кодексу України визначено, що підприємці, що працюють на умовах 1 групи оподаткування та є платниками єдиного податку можуть не використовувати РРО для обліку своїх доходів від господарської діяльності.

РРО для ФОП 2 групи

Чи потрібен касовий апарат ФОП 2 групи? Так, згідно вимог податкового кодексу України та закону про використання РРО, підприємці, що працюють на 2 групі та приймають оплату за свої товари чи послуги готівкою и картковим переказом зобов’язані використовувати реєстратор. Це правило до виконання, незалежно від сфери діяльності чи обсягу доходу.
Проте, касовий апарат для ФОП 2 групи не є обов’язковим, якщо підприємець приймає оплату за дистанційні послуги (онлайн-уроки, консультації тощо) дистанційно шляхом банківського переказу, через Укрпошту або напряму на IBAN рахунок продавця. Якщо ж ФОП 2 група без РРО приймає готівкові оплати, це вважається порушенням податкової дисципліни та супроводжується накладанням штрафів.

РРО для ФОП 3 групи

Чи потрібен касовий апарат ФОП 3 групи? Залежить від особливостей розрахунків та необхідності видачі фіскальних чеків. Це відбувається у таких випадках:

• при наданні послуг чи видачі товарів під час особистого контакту з клієнтом (при оф лайн торгівлі, наданні косметичних, ремонтних послуг тощо);
• при інтернет-торгівлі;
• при прийомі готівкової оплати через POS-термінал.

Якщо підприємець, що належить до 3 груп оподаткування, надає послуги дистанційно та отримує оплату онлайн, він не зобов’язаний використовувати РРО чи ПРРО.

Кому не потрібен РРО у 2025 році

Існує категорія підприємців, яким касовий апарат РРО, згідно чинного законодавства, не потрібний. Як згадувалося вище, не обов’язковим є касовий апарат для ФОП 1 групи, при чому незалежно від форми розрахунків — готівкової чи безготівкової. Також його можна не застосовувати наступним суб'єктам господарюванням:

• підприємцям, що здійснюють продаж води, молока, олії, квасу, живої риби з бочок, бідонів чи автоцистерн;
• підприємцям, що продають безалкогольні напої та гарячі страви у їдальнях навчальних закладів;
• підприємцям, які реалізують перевізні документи, проїзні квитки та білети державних лотерей;
• підприємцям, що не проводять розрахункові операції за отримання товарів чи послуг у місцях їх зберігання (на складах, оптових базах);
• підприємцям, що продають пресу, листівки, конверти, поштові марки у кіосках чи на лотках, якщо частка такої продукції у загальному товарообігу перевищує 50 %.

ФОП 2, 3 та 4 групи на єдиній системі оподаткування, що торгують вроздріб на території сіл, за умови що сума річного доходу в сільській місцевості з однією торгівельної точки не перевищує 167 мінімальних заробітних плат, також можуть працювати без РРО, проте зобов’язані вести розрахункові книжки. Виключеннями для цього послаблення є торгівля з продавцями підакцизних товарів, дистанційний та інтернет-продаж, або ж розпорядження про загальне встановлення РРО, ухвалене на місцевому рівні.
Розуміючи, яка категорія підприємців зобов’язана користуватися реєстратором розрахункових операцій, а кому не потрібен РРО, простіше організувати коректний облік руху грошових коштів, що відповідає вимогам чинного законодавства та спрощує податкову звітність. Водночас коректно налаштований касовий облік полегшує внутрішній фінансовий контроль, допомагає підтримувати порядок у розрахунках та вчасно уникати збиткових ситуацій.

Що буде за відсутність РРО у 2025 році

Відкриваючи свою справу, важливо визначити, кому потрібно РРО, оскільки у разі порушення закону про касові апарати для малого бізнесу на підприємців очікують штрафи:

• у розмірі 100% від вартості проданих товарів чи оплачених послуг при першому порушенні;
• у розмірі 150% при наступних порушеннях;
• у разі використання незареєстрованого РРО — у розмірі 850 грн;
• у разі несанкціонованого внесення змін до роботи РРО — у розмірі 5100 грн.

Розмір штрафів актуальний для першого кварталу 2025 року, проте може бути змінений у разі перегляду нормативів касового обліку для підприємців.

Як обрати РРО?

Підприємці мають право на власний розсуд обирати тип та модель РРО відповідно до власних потреб із переліку пристроїв (програмного забезпечення) в Державному реєстрі РРО України, який можна знайти на сайті Державної фіскальної служби. При виборі варто враховувати, як вид діяльності, так і масштаб бізнесу. Загальна рекомендація стверджує, що для малого роздрібу достатньо мати термінал і касовий апарат класичного зразка, тоді як великому, зокрема мережевому бізнесу не обійтися від універсального та багатофункціонального програмного РРО.
Кожен підприємець може обирати між трьома формами касовий реєстраторів, а саме автономними, фіскальними та програмними. Детальніше про їх переваги та обмеження — у таблиці.

Щоб обрати РРО для ФОП 2 групи чи 3 групи оподаткування, варто звернути увагу на такі особливості:

1. В торгівлі, сфері послуг, туризму та медицині — для невеликої точки обслуговування чи магазину з помірним оборотом та ручним веденням обліку достатньо автономного касового апарату або ПРРО, прив’язаного до свого смартфону. Для великих мереж із автоматизованим обліком, у якому вже задіяні POS-система та комп’ютер для швидкого обслуговування великої кількості клієнтів краще підійде фіскальний реєстратор.
2. В готельно-ресторанному бізнесі — для невеликої кав’ярні з ручним обліком підійде ПРРО з планшетом. Якщо в ресторані встановлено касове програмне забезпечення та POS-систему, до них також можна під’єднати програмний РРО. Для закладів, що працюють за допомогою фіскального реєстратора, можна вдосконалити систему, під’єднавши хмарне ПРРО.
3. У мобільній торгівлі та доставці можливі два варіанти фіскального обліку. При доставці наперед сплачених замовлень чек друкується на складі продавця, де можна використовувати будь-який варіант касового апарату, що відповідає обсягам торгівлі. Для оплати замовлення під час отримання кур’єру потрібно мати при собі мобільний фіскальний реєстратор, прив’язаний до програмного забезпечення на смартфоні. Такий пристрій зафіксує факт продажу й прийом оплати, а також надрукує чек.
4. В електронній комерції, інтернет-магазинах можна використовувати РРО за аналогією до сфери торгівлі. Тобто для малого бізнесу, що видає фіскальний чек у точці продажу достатньо автономного пристрою або програмного забезпечення на смартфоні, а для великого — фіскального реєстратора, що доповнить наявну POS-систему із автоматизованим обліком. Такий підхід буде зручним і для друку чеків при попередній оплаті через інтернет. Мобільні фіскальні реєстратори є сенс застосовувати лише за наявності фірмової доставки, під час якої клієнт сплачує за замовлення. Кур'єр зобов’язаний надрукувати чек по факту оплати, а для цього знадобиться портативний пристрій.

Користувачі в цілому відзначають переваги програмного РРО над апаратним, зважаючи на ефективність його роботи, універсальність для різних напрямів діяльності та розмірів торговельного обороту. Також варто врахувати простоту впровадження, економічність.

Як зареєструвати РРО у 2025 році

Щоб зареєструвати касовий апарат РРО для ФОП, потрібно подати до податкової служби заяву за формою №1-ПРРО в особистому кабінету. У заяві важливо вказати номер свого ПРРО. Рішення про реєстрацію приймається протягом дня. Після його отримання потрібно додатково подати заяву про реєстрацію осіб, відповідальних за касу. Вся процедура виконується онлайн, особиста присутність у відділення податкової служби не потрібна.